Vi jobbar ständigt med att förbättra vår service och vår tillgänglighet. Det är centralt att våra kunder känner sig trygga med att de snabbt kan få hjälp och svar på sina frågor. Därför jobbar vi på Ystadbostäder efter principen "en väg in".
När kökskranen droppar, det är stopp i toaletten, värmen inte fungerar eller när man som hyresgäst har andra frågor ska man få hjälp så snabbt som möjligt. För att underlätta kontakten med oss har vi därför i första hand en kontaktväg, dit man kan vända sig med alla sina frågor: mina sidor på Boportalen. Där kan man göra felanmälan, men också se sin hyresavi med OCR nummer och stå i kö för en bostad, parkering eller förråd. Det är det absolut snabbaste sättet för våra kunder att få hjälp.
Det är också möjligt att nå oss via telefon. Ringer man 0411-577200 får man genom att göra olika val komma till rätt person och få bästa service.
När vi får in en felanmälan via mina sidor/Boportalen hamnar den direkt hos våra fastighetsskötare, hela dygnet, som tar sig an att prioritera och åtgärda felen. När man ringer in blir det fler moment och går därför inte lika snabbt.
Under 2020 har vi på grund av coronapandemin fått anpassa hur vi i övrigt möter hyresgästerna. När smittspridningen tog fart i mars fick vi stänga vår kundmottagning för fysiska besök, och flytta ut nyckelutlämningen till ett cykelskjul på gården. Det har heller inte varit möjligt att genomföra lägenhetsvisningar som vanligt, något vi hoppas kunna återuppta så snart som möjligt. Även den service våra fastighetsskötare kunde ge har påverkats, till att endast omfatta åtgärder av akuta ärenden.
För fem år sadlade han om från grafiker till fastighetsskötare. För Fredrik Johnsson öppnade sig en helt ny värld, där mötet med hyresgästerna är den roligaste delen av arbetet.
– Att träffa folk är det absolut roligaste med det här jobbet. Jag får mycket uppskattning när jag löser hyresgästens problem. Det är ett fritt jobb också, jag styr mycket själv och det trivs jag med.
Fredrik Johnsson, fastighetsskötare "Vi hjälper varandra hela tiden." ...
En vanlig arbetsdag börjar med att han går igenom de felanmälningar som hyresgäster har skickat, antingen via webben eller via telefon. Sedan lägger Fredrik upp sin dag efter hur ärendena ska prioriteras. Akuta ärenden, som stopp i toaletten, prioriteras först. Då får en droppande kran kanske vänta.
– Sen ringer jag kunden och bokar in en tid, så de direkt vet att vi fått in anmälan och när det kommer bli åtgärdat. Det är att ge bra service.
– Det är också viktigt att jag lyssnar på deras upplevelse av problemet, så det inte blir några missförstånd. Det som först inte låter så farligt, som en trasig lampa i ett trapphus till exempel, kan visa sig vara ett stort problem som skapar otrygghet för just den hyresgästen.
Om Fredrik själv inte kan lösa problemet så tar han hjälp av någon av de andra fastighetsskötarna, eller av någon av Ystadsbostäders entreprenörer.
– Vi hjälper varandra hela tiden. I det här jobbet är det viktigt att ha inställningen att det går att hitta en lösning, inte att se problem. Man får inte vara rädd för att lära sig nya saker.
Under pandemin har fastighetsskötarna fått anpassa sitt arbetssätt. Från och med i mars så åkte man bara ut på akuta ärenden, och de började använda skyddsutrustning som munskydd och visir.
– Det har märkts särskilt när jag kommit till äldre hyresgäster som varit isolerade under det här året, att de har uppskattat att det kommer någon. De vill gärna prata, och det känns viktigt att jag tar mig den tiden. Det känns faktiskt bara bra att kunna glädja andra i dessa tider.
Rita Dyberg har varit hyresgäst hos Ystadbostäder i 18 år. Snart flyttar hon och maken till en ny lägenhet, även den hos Ystadsbostäder.
– Vi trivs fantastiskt bra, det har vi alltid gjort, berättar Rita. Vi är särskilt nöjda med att vi får så bra service.
Under pandemin har Ystadbostäder fått anpassa hur man ger service till sina hyresgäster. Men Rita har inte märkt någon skillnad under året som gått.
"Men så är det ju för alla, och vi är i alla fall två." ...
– Vi fick stopp i vasken och fick hjälp samma dag. Men det är ju förståeligt annars om det inte går att komma på samma sätt just nu, det är ju Corona.
– Annars har det varit ett ensamt år, vi har varit instängda i 10 månader snart och inte kunnat träffa barn och barnbarn som vanligt. Men så är det ju för alla, och vi är i alla fall två, konstaterar Rita.
Efter snart två decennier i samma lägenhet på Bellevuevägen har det blivit dags att byta till ett boende anpassat för 70-plussare. Även det blir en lägenhet hos Ystadsbostäder.
– Jag är 82, och min man är 90 år. Vi ser fram emot att flytta till en ny trevlig lägenhet där vi kan njuta de sista åren.
Hur snabbt vi kan åtgärda ett anmält fel beror på två saker: hur akut problemet är, och hur många andra felanmälningar vi hanterar samtidigt. Akut felanmälan ska åtgärdas inom 24 timmar. Icke akut felanmälan ska utföras inom tre arbetsdagar. Felanmälan som vi inte själv kan utföra och som vi måste få in specialist till, elektriker, kan ta längre tid men då ska vi informera vår hyresgäst om det.
Vi hade under många år kvällsöppet, men noterade att det kom väldigt få besökare. Istället för att ha öppet på kvällstid öppnade vi därför möjligheten att göra sina ärenden digitalt, dygnet runt. Det är också möjligt att boka en tid med oss.
När du ringer till oss får du numera fem val, och blir därmed slussad direkt till rätt person. Det är en åtgärd som har kortat våra telefonköer väsentligt. Runt månadsskiftet, när det är många hyresgäster som flyttar in och ut, kan det vara svårare att nå uthyrningen eftersom den personen står vid kunddisken och tar emot eller lämnar ut nycklar. Med vår nya telefonväxel ser vi från vilket nummer kunden ringer och försöker ringa upp så fort det går.
Det är utflyttande kund som ska visa sin lägenhet för den som är intresserad av att flytta in. Vi kan inte låta en lägenhet vara tom enbart för att den ska kunna visas för nya hyresgäster.